General Questions
- What is the goal of your event?
- To honor someone, to present information, to raise funds?
- What is your budget?
- Who is your audience?
- What is the appropriate size of the guest list?
- Should the group be small or large?
- Who must be invited according to protocol?
- What is the appropriate venue?
- Indoors or outdoors, on or off campus, lecture hall, dining room?
- What is the appropriate time of day?
- Breakfast, midmorning, cocktail hour?
- What message do you want attendees to receive?
- How elaborate will the event be?
- Will guests need formalwear?
- Are admission tickets needed?
- Assigned seating or general admission?
- Will this event conflict with or be held in conjunction with other campus or unit events?
Detailed Information
- Understand Your Goal(s) Good event planning begins with knowing what you are trying to accomplish. Clearly define your goal in mind – it will be invaluable as you go through the planning process. What kind of experience do you want your guests to have? What environment/ambience are you going for? Knowing your goal can also help you avoid unintended growth and expansion of the event.
- Consider Your Target Audience Understanding your goal will help to inform who you want to invite and why. This will help you get the right venue, design your promotion, etc.
- Be Realistic About Your Anticipated Attendance It is important to be realistic about your anticipated attendance. More people may increase revenues but they also increase costs.
- Identify Your Resources Before you begin planning, you should know what resources are available. Please don’t hesitate to research the tips and resources of the websites, event services on your campus, or reports and discussion of this website.
- Staff and Volunteers Knowing how many staffs and volunteers you are likely to have at your event (or arranging to pay people if that is necessary) will help you develop an appropriate scope as you plan your event.
- Budget and Finances While reserving space on campus is free, most of what you will need to make your event happen is not (audio-visual equipment, chairs, tables, promotional materials, etc.). You’ll need to know your budget in advance.
- Cosponsors If money is tight, seek co-sponsorship. With so many departments and organizations on campus, there is certainly going to be another group that has interest in your event and will become a co-sponsor. It will be worth the additional collaboration and funding.
행사 기획을 위한 기본 질문
- WHO : 행사의 준비 및 실행 주체가 누구인가?
- WHO : 행사의 후 주체가 누구인가?
- WHO : 행사의 참여자가 누구인가?
- WHY : 이 행사가 왜 중요한가? 행사를 통해 이루고자 하는 목적이 무엇인가?
- WHAT : 행사의 공식 타이틀이 무엇인가?
- WHEN : 행사의 일시와 시간이 무엇인가? 일회성 행사인가, 연례행사인가?
- WHERE : 행사의 장소가 어디인가?
- HOW MANY : 행사의 참가자가 몇명인가? 행사의 규모가 어느 정도인가?
행사 기획을 위한 세부 내용
- 행사의 목적을 정확히 파악 행사의 기획은 이루고자 하는 목적을 정확히 정의하는 것부터 시작됩니다. 행사의 책임자, 기획자가 한자리에 모여 행사의 목적을 정확하게 공유하고 그에 걸맞는 프로그램과 행사의 규모 등을 세부적으로 논의하도록 합니다
- 행사의 대상자를 정확히 고려 행사에 누구를 초대할 것인지, 누구를 대상으로 한 행사를 마련할 것인지를 논의하도록 합니다.
- 행사의 예상 참여규모를 정확히 예측 실질적으로 치뤄질 행사의 규모를 정확히 예측하는 것이 중요합니다. 기획자의 기대치에만 의존하여 행사의 규모를 과대하게 예측하면 예산의 낭비, 행사의 실패를 가져올 수 있습니다.
- 현재 보유하고 있는 자원을 정확히 파악 행사를 기획하기 전에 어떤 자원을 확보하고 이용할 수 있는지 정확히 파악하도록 합니다. 행사기획에 대한 도움이 필요할 경우 웹사이트 검색, 캠퍼트의 관련부서, 본 사이트의 리소스와 행사 후기 등을 이용할 수 있습니다.
- 스태프와 자원봉사자 행사를 함께 기획하고 진행할 스태프와 자원봉사자의 규모를 정의합니다. 필요한 경우 급료를 지불하고 전문가나 외부 인력의 도움을 받도록 합니다.
- 예산 및 재정 캠퍼스의 다양한 공간은 학생들의 활동을 위해 무료로 개방하고 있지만 행사에 필요한 물품은 그렇지 않은 경우가 많습니다. (예를 들어 시청각 자료, 의자와 테이블, 행사 홍보를 위한 출판인쇄물 등) 행사의 기획과 진행에 차질이 없도록 현재의 재정상태와 예산을 정확히 계획하는 것이 중요합니다.
- 후원 및 협찬 원활한 행사를 위한 재정이 부족할 경우 후원 및 협찬을 구하도록 합니다. 행사를 통해 홍보를 도모하고자 하는 업체에 금전적인 후원을 요청하거나 물품 및 음식 등의 협찬을 받을 수 있습니다. 한국의 문화를 알리고자 하는 축제의 경우 일정한 양식에 따라 지원금을 요청할 수 있습니다.
