Debriefing and Evaluation

• One of the most useful tools in planning a future event is reviewing notes from a previous event. Schedule a debriefing meeting with key staff a day or two following the event to discuss in detail what worked well and what can be improved upon for next time. This will be helpful for planning similar events, as well as general events, in the future.

Thank You Notes

• Following an event it is important to thank volunteers who contributed to the success of the event. You can do this through e-mail, but a formal letter or note card is preferable.
• It is important to formally thank the event participants to let them know how much you appreciate their participation. You might want to send a formal letter or note card with photos from the event. If you offered to ship the gift presented at the event, you can include it in the same package.

Further Action

• Depending on contacts made at the event, you may want to follow up with the appropriate college development officer.
• Determine if there is anything you need to brief campus departments on and be sure to thank them for their assistance in hosting the event.
• Make sure all vendors have been paid as promised.

행사 후 토론 및 평가

• 행사의 평가를 위해서 행사에 참여했던 사람들과 함께 1-2일 이내로 평가를 진행하도록 합니다. 평가는 훌륭히 진행되었던 점과 개선할 점을 나누어 토론하고 이후의 행사 계획에 반영하도록 합니다.

감사편지

• 행사가 치러진 이후 행사에 도움을 준 사람들과 자원봉사자들에게 감사편지를 보내도록 합니다. 이 편지는 이메일로 보낼 수도 있고 주최기관의 특별한 양식 (기관의 엠블렘이 포함된 letter head)을 이용하여 공식적인 편지를 보내도 좋습니다. 행사의 규모나 성격에 따라 사진을 첨부하여도 좋습니다.

사후 활동

• 학교의 지도교수 등의 도움을 받은 경우 행사에 대한 정리와 평가를 보고하도록 합니다. 행사의 성사를 위해 노력해주신 학교 관계자들에게 감사의 편지를 보내도록 합니다.