General Information

  • Provide positive feedback and encouragement.
  • Get day of contact information for volunteers and prepare a master contact list in case of emergency.
  • Have the volunteer coordinator oversee the duties of volunteers the day of the event, to answer questions and provide assistance and trouble-shooting.
  • Introduce volunteers to each other.
  • At all-day/long events, provide food, water and breaks to volunteers.
  • Ask volunteers for feedback, such as ideas to improve the event, questions asked by guests, and the volunteer experience.
  • Provide volunteer recognition and thanks, such as a post-event certificate, pizza party, etc.
  • Have a job description for your volunteers, with responsibilities clearly outlined.
  • Treat volunteers with respect.
  • If possible, let the volunteer pick the job they want to do or assign volunteers to tasks they will enjoy doing.
  • Keep volunteers busy ? have tasks for them to accomplish. Otherwise, they may feel they are not needed.

Training

  • Appoint a staff coordinator to answer questions and serve as a point of contact/information source for volunteers.
  • Prior to the event, send all volunteers a note thanking them for volunteering and giving them an idea of what will happen next and when. Keep them in the communication loop.
  • Schedule an orientation and training session ? if possible prior to the event day. Include the nature of the event, its purpose, their duties, what tasks they are required to do and how to do them, where the closest amenities/services are (i.e. bathrooms, food facilities, telephones, fire pull stations) what time they should arrive, what they should and should not bring, where to park, and what to wear.
  • Also provide this information in writing for their reference.
  • Make sure to provide them with event contact names/ phone numbers/email addresses, including day of information, in case of emergencies or if they have any questions.

Volunteer Guidelines

  • Dress neatly in your volunteer “uniform”
  • Be punctual
  • Check in with volunteer coordinator upon arrival and prior to departure
  • No consumption of food or beverage in view of guests, unless approved by volunteer coordinator and only after all guests have been served
  • No smoking
  • Be pleasant to everyone at all times
  • Wear nametag/badge at all times
  • Report any concerns/issues to volunteer coordinator
  • Do not use personal cell phones or other communication devices except when authorized
  • Be proactive in providing assistance to guests

자원봉사자 운영 원칙

  • 언제나 긍정적인 피드백을 제공합니다
  • 자원봉사자와 스탭간 평상시 및 비상 연락망을 구축합니다
  • 자원봉사자의 활동을 감독하고 문제발생시 해결에 도움을 줄 수 있는 자원봉사자 감독자를 선정하도록 합니다
  • 자원봉사자간 소개와 인사를 나누는 기회를 마련합니다
  • 행사 당일 자원봉사자에게 음식과 음료를 반드시 제공하고 휴식시간을 마련합니다
  • 행사 진행 및 개선할 점에 대해 자원봉사자의 피드백과 아이디어를 수용합니다
  • 행사후 자격증, 피자파티 등 사후 계획을 마련합니다
  • 각 자원봉사자의 역할을 명확히 설명하고 분담합니다
  • 가능한 한 자원봉사자 스스로 역할을 선택하도록 합니다

자원봉사자 교육 방침

  • 가능한 한 행사전 자원봉사자 교육시간을 마련합니다.
  • 행사의 성격, 목적, 규모 및 자원봉사자의 역할에 대해 숙지하도록 하고 주변 편의시설 (화장실, 식당, 전화 등)에 대한 사전답사를 진행합니다.
  • 자원봉사자의 행사당일 집합시간, 복장 등에 대해 교육합니다
  • 자원봉사자의 이름, 연락처, 이메일 주소 등의 기본정보를 수집합니다

자원봉사자 행동 수칙

  • 깔끔한 복장 또는 유니폼을 착용하도록 합니다.
  • 시간을 엄수하도록 합니다.
  • 집합 및 해산 시간을 담당자에게 고지하도록 합니다.
  • 행사 참가자 앞에서 음식섭취, 흡연이나 잡담, 개인통화를 하지 않도록 합니다.
  • 자원봉사자임을 알릴 수 있는 이름표를 부착하도록 합니다.
  • 행사 진행시 발생하는 문제를 담당자에게 보고하도록 합니다.