Venue – Korean Festivals

Choose a venue with the audience / program / theme in mind.
Confirm venue can accommodate your number of anticipated guests, including any dining and catering tables, stages, audiovisual equipment, etc.
Visit the site and plot out with the venue manager where all of your event elements will go, i.e. registration location, stage, catering tables, kitchen facilities, green rooms, etc. Don’t make assumptions there may be safety restrictions on what can go where, such as maintaining aisle space, keeping doorways clear, and where kitchens can be located.
Check to see what equipment / furniture / services the venue can provide for you and what you must obtain elsewhere.
Ensure there are adequate parking and restroom facilities for your guests.
When reserving venues, make sure you block enough time with the venue manager for setup and strike of the venue.
If temporary storage is needed for registration materials, printed materials, etc., confirm location with venue manager.
Make sure there are proper sightlines from all aspects of the room to the stage and video screens, if used.

For outdoor venues on campus, there are restrictions on amplified sound. Permission must be obtained in advance.
Audiovisuals, such as slides, video, or any other visual media are strongly discouraged at outdoor venues if the event is slated for daytime hours. It is difficult for guests to view them, even under a tent with sidewalls, as the venue doesn’t get dark enough.
Check sound levels on site in advance and note any ambient traffic / construction noise nearby to troubleshoot any sound issues.
If the event is at night, visit the site, check sunset time, and determine if additional lighting / heating is needed.
Have a rain contingency.
Consider the placement of podium, and the tent for catering tables.

행사 참여자, 프로그램의 성격 및 주제에 맞는 장소를 선택하도록 합니다.
행사장소 선택시 취사 및 급식 테이블, 무대의 위치 및 넓이, 기타 설비 등을 고려합니다.
행사장소와 관련한 모든 사항은 행사장 담당자와 충분히 상의하도록 합니다. 예를 들어, 등록테이블의 위치, 무대, 급식 및 취사장소, 출연자 대기실 등의 사항을 담당자와 논의합니다.
행사장에 어떤 설비와 가구, 서비스가 가능한지 확인하도록 합니다.
행사 진행에 필요한 주차공간 및 화장실 여부를 확인하도록 합니다.
행사에 걸맞는 최고의 행사장을 마련하기 위해 예약을 미리 준비하도록 합니다.
행사 준비물품을 보관할 장소가 필요할 시 담당자와 논의하도록 합니다.
공연이나 강연이 있을 시 행사장 모든 곳에서 공연이나 강연을 즐길 수 있는지 확인하도록 합니다.

캠퍼스 내에서 야외행사를 진행할 때 소음 등의 제한이 있는지 확인하도록 합니다.
야외 행사시 슬라이드, 비디오 등의 시청각 자료를 이용하는 데에 제한이 따르고 그늘을 만들기 위한 텐트도 큰 효과가 없으므로 행사시간 재조정, 일몰 후 상영 등을 고려하도록 합니다.
행사장 주변의 교통 및 건설현장의 소음이 있는지 확인하도록 합니다.
저녁에 치뤄지는 행사의 경우 사전답사를 통하여 일몰시간을 점검하고 추가로 조명 및 난방설비가 필요한지 확인하도록 합니다.
우천 등의 날씨를 세심하게 확인하도록 합니다.
강연자가 눈부시지 않도록 연단의 위치를 점검하고 급식테이블을 가리기 위한 텐트를 마련합니다.